1. Quem somos
A Doctorinia é uma plataforma para clínicas conversarem com seus pacientes pelo WhatsApp, organizarem a agenda e acompanharem o retorno dos pacientes.
- Razão social: a definir
- CNPJ: a definir
- Endereço: a definir
- E-mail para assuntos de privacidade: a definir
- Site do produto: doctorinia.com
2. Quem é responsável pelos dados
Esta política fala de dois grupos de pessoas:
- Pacientes da clínica. A clínica que usa a Doctorinia é quem decide por que e como os dados dos seus pacientes são usados. Em termos da lei, a clínica é a controladora desses dados, e a Doctorinia trata esses dados em nome da clínica, como operadora.
- Equipe da clínica. As pessoas que têm conta na Doctorinia (administradores, gestores e profissionais de saúde), com os dados dessas contas: nome, e-mail, papel e senha.
Se você é paciente de uma clínica que usa a Doctorinia, a clínica é o seu primeiro ponto de contato sobre os seus dados. Esta política explica o que a Doctorinia faz com eles.
3. Quais dados tratamos
Listamos por tipo de informação, não por tabela do sistema.
Sobre o paciente
- Identificação e contato: nome, telefone, e-mail e interesses informados à clínica; nome do perfil do WhatsApp, quando o primeiro contato vem por lá; origem do contato (por exemplo, a campanha pela qual a pessoa chegou), quando a clínica registra.
- Mensagens trocadas com a clínica pelo WhatsApp: o texto de cada mensagem, quem enviou (paciente, assistente automático ou atendente) e o horário. O texto é o que o paciente escreveu e pode incluir informações de saúde. Mensagens de áudio, imagem ou outros arquivos não são processadas pelo sistema; a conversa é passada a um atendente da clínica.
- Agendamentos: profissional, procedimento, valor atribuído, data e hora, situação (agendado, confirmado, compareceu, faltou, cancelado) e histórico de remarcações.
- Pesquisa de satisfação: a nota (0 a 10) e a data em que foi dada.
- Acompanhamento pela clínica: etapa do paciente no funil de atendimento, valor estimado, anotações da equipe nesse funil e notas internas que a equipe escreve sobre o paciente.
- Sinais detectados nas mensagens para ajudar a clínica a priorizar (por exemplo, "insatisfação" ou "interesse alto") e a fila de atendimento para a qual a conversa foi encaminhada.
Sobre a equipe da clínica
- Nome, e-mail, papel na clínica (administrador, gestor ou profissional), senha (guardada de forma protegida, nunca em texto legível) e convites enviados a novos membros.
- Registro de qual atendente assumiu e respondeu cada conversa, usado nos relatórios da clínica.
- Avisos internos no painel (por exemplo, "nova conversa na sua fila"), que trazem o começo da mensagem do paciente.
Sobre a clínica
- Nome da clínica, e-mail que recebe o resumo semanal, lista de profissionais e procedimentos, perguntas e respostas cadastradas para o assistente automático, regras de tom do assistente e mensagens-modelo do WhatsApp.
- Credenciais das integrações que a clínica conecta (WhatsApp, provedor de IA e, quando ativadas, agenda externa). Elas ficam cifradas no banco, e a chave que as decifra só existe no servidor.
Dados técnicos
- Um identificador de requisição para diagnosticar erros; registros de erro sem dados pessoais (veja a seção 8); registros de execução da hospedagem.
4. Para que usamos os dados
- Atendimento pelo WhatsApp: receber as mensagens do paciente, responder com conteúdo que a clínica cadastrou e encaminhar a conversa a um atendente quando for o caso.
- Agenda da clínica: registrar e acompanhar agendamentos, presença e remarcações.
- Lembretes e confirmações: enviar ao paciente, pelo WhatsApp, mensagens-modelo aprovadas pela Meta com o nome e a data da consulta, conforme a regra que a clínica configurar.
- Pesquisa de satisfação: registrar a nota que o paciente dá após a consulta.
- Relatórios para a clínica: painel com números do atendimento e da agenda e um resumo semanal por e-mail com números agregados.
- Segurança e suporte: manter o sistema no ar, diagnosticar erros, impedir acesso indevido e ajudar a clínica na configuração.
A Doctorinia não usa os dados dos pacientes para publicidade, nem os vende, nem os usa para treinar modelos de inteligência artificial.
5. Como a inteligência artificial é usada
O assistente automático da Doctorinia escreve a resposta ao paciente só a partir do material que a própria clínica cadastrou (perguntas e respostas, procedimentos com preço e duração, profissionais e horários, e as regras de tom da clínica). Antes de qualquer resposta sair, o sistema confere que cada preço, horário, telefone, link e promessa está no trecho do material que o assistente disse ter usado; se não estiver, a resposta não é enviada e a conversa passa a uma pessoa da equipe. O trecho usado fica registrado em cada resposta. Ele não dá orientação clínica: quando a informação não está no material, ou o assunto é clínico, ou as regras da clínica mandarem, ele passa a conversa a uma pessoa da equipe.
Quando a clínica conecta um provedor de inteligência artificial (Anthropic, OpenAI ou Google), com a conta e a chave da própria clínica:
- O que é enviado ao provedor: o texto da mensagem do paciente (limitado a 1.000 caracteres) e o material da clínica: perguntas e respostas cadastradas, procedimentos com preço e duração, profissionais e horários de atendimento e as regras de tom definidas pela clínica.
- Para entender perguntas curtas como "e quanto custa?", vão também as últimas mensagens de texto da mesma conversa (até 5, cada uma limitada a 300 caracteres), não só a mensagem atual. Fotos, áudios e arquivos não vão.
- O que não é enviado: nome, telefone ou qualquer outro dado de cadastro do paciente. (O texto da mensagem, porém, é o que o paciente escreveu e pode conter informações pessoais.)
- O que o provedor devolve: um texto de resposta e os códigos dos trechos do material usados (ou a instrução de passar a conversa a uma pessoa, com uma frase de resumo só para a equipe).
A equipe da clínica (administrador ou gestora) também pode pedir sugestões de perguntas frequentes: ela cola um texto (anotações, um documento da clínica) e esse texto, até 6.000 caracteres, é enviado ao mesmo provedor, que devolve rascunhos de perguntas e respostas tirados do texto. Nada é salvo nem chega a paciente sem que alguém da equipe revise e aceite cada sugestão. Se o texto colado contiver dados pessoais (por exemplo, de um paciente), eles também vão ao provedor.
Se a clínica não conectar nenhum provedor, nada sai para fora: o sistema compara palavras-chave localmente e envia a resposta cadastrada pela clínica, palavra por palavra.
A pedido do paciente, o assistente marca a consulta na agenda da clínica: mostra até três horários livres, e só depois de o paciente escolher um e responder "sim" grava a consulta, como se a recepção tivesse marcado. Se a ficha ainda não tem o nome completo, o assistente pergunta e grava o nome que o paciente informou na ficha dele. Nesse caminho o provedor só lê a mensagem para entender o pedido (procedimento, profissional, dia, horário escolhido, nome); as frases enviadas ao paciente são textos fixos do sistema.
6. Com quem compartilhamos
Para funcionar, a Doctorinia usa serviços de outras empresas. Nenhum deles recebe mais do que precisa para a sua função.
| Serviço | Para quê | O que alcança |
|---|---|---|
| Supabase | Banco de dados e login da equipe (servidores em São Paulo) | Todos os dados do produto |
| Vercel | Hospedagem da aplicação | Os dados enquanto passam pela aplicação; segredos de configuração |
| Meta (WhatsApp Business Platform) | Envio e recebimento das mensagens | Telefone, nome do perfil e texto das mensagens, pela conta da própria clínica |
| Anthropic, OpenAI ou Google (Gemini), só o que a clínica conectar | Escrever a resposta a partir do material da clínica | Texto da mensagem do paciente e o material da clínica (perguntas e respostas, procedimentos, profissionais e horários, tom), pela chave da própria clínica |
| Sentry | Registro de erros do sistema | Só identificadores técnicos; dados pessoais são removidos antes do envio |
| Resend | E-mail do resumo semanal à clínica | E-mail de destino, nome da clínica, números agregados e nome do atendente destaque |
| GitHub | Cópia de segurança diária do banco, cifrada, guardada por 30 dias (medida provisória) | O banco inteiro, cifrado |
| Feegow ou Clinicorp, só quando a clínica ativar (hoje em breve) | Ler a agenda externa da clínica | Profissionais e agendamentos, com nome e telefone do paciente, pela credencial da própria clínica |
Além desses serviços, a equipe da Doctorinia acessa os dados para configurar a clínica, dar suporte e manter o sistema.
A Doctorinia não compartilha dados com outras empresas para publicidade.
7. Transferência internacional
Parte dos serviços acima é prestada por empresas de fora do Brasil. O banco de dados principal fica no Brasil (São Paulo).
8. Como protegemos os dados
Medidas que existem hoje no produto:
- Separação entre clínicas: cada registro pertence a uma clínica e o banco só entrega a quem é daquela clínica, por regras aplicadas no próprio banco.
- Papéis dentro da clínica: administradores, gestores e profissionais veem coisas diferentes; o profissional de saúde só vê os próprios agendamentos; ninguém consegue se promover de papel sozinho.
- Credenciais cifradas: as chaves de WhatsApp, de IA e de agenda externa que a clínica conecta ficam cifradas (AES-256-GCM) e só são decifradas no servidor.
- Conexão segura: o site só funciona por HTTPS, com cabeçalhos que impedem que ele seja embutido em outros sites e que o navegador interprete arquivos de forma errada.
- Registro de erros sem dados pessoais: antes de um erro ser enviado ao serviço de monitoramento, e-mails, telefones, tokens, cookies, endereço de rede e o conteúdo das requisições são removidos.
- Cópia de segurança: cópia diária do banco, cifrada antes de sair, guardada por 30 dias.
- Acesso por conta e senha: cada pessoa da equipe tem a própria conta; a senha exige tamanho mínimo e combinação de letras e números.
- Segredos fora do código: chaves e senhas ficam só na configuração do servidor.
Nenhum sistema é totalmente livre de risco. Se ocorrer um incidente com dados pessoais, a Doctorinia avisará a clínica afetada.
9. Por quanto tempo guardamos
Prazo: a definir
Hoje, os dados ficam guardados enquanto a clínica for cliente da Doctorinia. A cópia de segurança diária guarda cada dia por 30 dias, de forma cifrada; por isso, um dado apagado do sistema ainda pode existir na cópia por até 30 dias.
10. Seus direitos
A lei brasileira de proteção de dados (LGPD, art. 18) garante a você, entre outros, o direito de:
- confirmar se tratamos dados sobre você e acessá-los;
- corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou tratados de forma irregular;
- pedir a portabilidade dos seus dados;
- saber com quem compartilhamos os seus dados;
- revogar o consentimento, quando o tratamento se basear nele.
Como pedir. Se você é paciente, fale com a sua clínica: ela é a responsável pelos seus dados e atende o pedido, com o apoio da Doctorinia. Se você faz parte da equipe de uma clínica, ou se preferir falar diretamente conosco, escreva para a definir. Prazo de resposta: a definir. O passo a passo está em Exclusão de dados.
Atendemos os pedidos pelos meios que existem hoje no sistema; alguns pedidos (como a eliminação completa de um cadastro) são feitos pela nossa equipe, com confirmação da clínica.
11. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO)
- Nome: a definir
- Contato: a definir
13. Alterações e vigência
Esta política pode ser atualizada quando o produto mudar. A versão em vigor fica sempre nesta página, com a data da última alteração. Mudanças relevantes serão comunicadas às clínicas.
- Versão: 0.1 (minuta)
- Última alteração: 05/10/2026